Eigentumsverwaltung - Grundleistungen

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Zu den Grundleistungen der Wohnungseigentumsverwaltung gehören die unabdingbaren, in § 27 Absatz 1 und 2 des WEG aufgeführten Aufgaben. Diese Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachliche Verwaltung der gemeinschaftlichen Belage.

1. Wirtschaftsplan

Der Verwalter erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschließlich dem Ausweis der Verteilung je Kosten/Einnahmen in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gemäß § 28 des WEG je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern nichts anderes geregelt ist. Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich vom Verwalter in Form eines Wirtschaftsplanes vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung und Annahme vor der Beschlussfassung vorzulegen. Der Verwaltungsbeirat gibt zu dem Wirtschaftsplan schriftlich seine Stellungnahme ab, bzw. zeigt seine Zustimmung durch Gegenzeichnung. Ein beschlussgenehmigter Wirtschaftsplan gilt auch über ein Wirtschaftsjahr hinaus, solange, bis über einen neuen Wirtschaftsplan Beschluss gefasst ist. Über das Hausgeld wird einmal jährlich bis zum 30.09. für das vorgehende Kalenderjahr abgerechnet. In sachlich begründeten Fällen verlängert sich diese Frist bis zum 31.12. des Jahres, das auf den jeweiligen Abrechnungszeitraum folgt. Sollte die Eigentümergemeinschaft das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweichend bestimmen, gelten die Fristen analog. Beginnt die Verwaltertätigkeit in den letzten sechs Monaten eines Jahres (Wirtschaftsjahres), so erfolgt die Erstabrechnung des Hausgeldes erst nach Ablauf des folgenden Kalenderjahres. Die Zahlung der Hausgelder (Abschlagszahlung) ist monatlich im Voraus, aber spätestens bis zum dritten Werktag kostenfrei auf das Treuhandkonto des Verwalters zu überweisen, soweit keine Regelung für das Lastschriftverfahren getroffen ist. Dies gilt auch, wenn in der Teilungserklärung ein anderer Zahlungsmodus vorgesehen ist. Der Verwalter darf das Verwalterhonorar inkl. geltender Mwst. monatlich vom Verwaltungskonto abheben.

2. Eigentümerversammlung, Vorsitz und Niederschrift

2.1 Eigentümerversammlung

Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum Anfang des IV Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und  unterlagen zur Verfügung stehen.

2.2 Vorsitz und Niederschrift

Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden zu unterschreiben. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschrift einzusehen.

3. Jahresabrechnung, Status und Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

3.1 Jahresabrechnung

Der Verwalter erstellt eine jährliche Abrechnung, im Analog zu dem Abrechnungszeitraum vom Hausgeld, über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung / Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel. Die Jahresabrechnung und der vom Verwalter in Vorschlag gebrachte Wirtschaftsplan für das neue Rechnungsjahr (Wirtschaftsjahr) müssen den Eigentümern mindestens zwei Wochen vor der Versammlung schriftlich zugegangen sein, in der über Abrechnung und Wirtschaftsplan abgestimmt werden soll.

3.2 Status

Der Status enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgeben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümer und Dritten sowie Kontostände.

3.3 Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

Sämtliche Unterlagen und Beläge stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten (nach vorheriger Terminvereinbarung) im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Beläge in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann der Verwalter von Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten gemäß des Verwaltervertrages abhängig machen.

4. Geldverwaltung

Der Verwalter legt die gemeinschaftlichen Gelder auf ein Giro- und Anlagenkonto (Treuhandkonto) bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl getrennt von ihrem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Er führt die Konten unter dem Namen der Eigentümergemeinschaft. Er verwaltet die Gelder nach den Grundsetzen eines ordentlichen Kaufmanns. Mit den geleisteten Beiträgen zur Hausgeldvorauszahlung für eine Instandsetzungsrück- stellung werden, sobald es die liquiden Mittel zulassen, in der Regel jedoch halbjährlich, auf einem gesondertem Konto verzinslich angelegt ( z.B. Sparbuch, Festgeld- oder Zinsdirekt- konto bei der Hausbank der Wohnungseigentümergemeinschaft), wobei die Art der Geldanlage im einzelnen mit dem Beirat abzustimmen ist. Sollte zur Deckung der Aufwendungen für Instandsetzungen oder anderer Kosten, die zur Abwicklung der ordnungsgemäßen Verwaltung der Liegenschaft anfallen, die liquiden Mittel aus den Hausgeldzahlungen nicht ausreichen, darf der Verwalter die erforderlichen Beträge aus der verzinslich angelegten Instandsetzungsrücklage entnehmen. Ohne ausdrückliche Beschlussgenehmigung muss der Verwalter jedoch über jede Entnahme aus den angelegten Rücklagen den Beirat unterrichten. Sollten die benötigten Mittel nicht verfügbar sein, ist unverzüglich eine Eigentümerversammlung einzuberufen und über eine Sonderumlage Beschluss zu fassen. Der Verwalter ist nach dem Gesetz ferner berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie:



• Lasten- und Kostenbeiträge, Zinsen und Tilgungsbeiträge anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt

• Alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen

• Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend zu machen

Weiterhin hat er die Aufgabe die von den Wohnungseigentümern nach den Bestimmungen der Teilungserklärung und des Verwaltervertrages zu entrichtende Beiträge einzuziehen und diese zugunsten der Eigentümergemeinschaft in fremden und in eigenem Namen mit Wirkung für und gegen die Wohnungseigentümer gerichtlich geltend zu machen. Der Verwalter ist im Falle notwendiger Betreibungsmaßnahmen ermächtigt, einen Rechtsanwalt zu beauftragen und Ansprüche gerichtlich geltend machen zu lassen. Ab der zweiten Mahnung ist der Beirat zu Informieren.

5. Rechnungskontrolle und  anweisung

Er führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur- rechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

6. Buchführung

Der Verwalter richtet eine übersichtliche, kaufmännische ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Eigentümer- gemeinschaft ein. Diese beinhaltet insbesondere:



• das Führen und Abrechen von Hausgeldkonten je Sonder- /Teileigentum, Einnahmekonten für Erträge, Ausgabekonten je Kostenart ( ohne Ausweis der Mwst.), Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel, Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung), Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge

• das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse

• das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlungen

• die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches, das Melden der gesamten Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung

7. Hausordnung

Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Besteht eine solche nicht, hat der Verwalter die Aufgabe eine Haus-/Nutzungsordnung vorläufig aufzustellen, die so lange Gültigkeit hat, bis sie durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung bestätigt oder durch eine andere ersetzt wird. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss. Der Verwalter behält sich das Recht vor, selbst oder unter Hinzuziehung eines Erfüllungsgehilfen Kontrollen durchzuführen.

8. Überwachung der Verträge der Gemeinschaft

Der Verwalter betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft und schließt insbesondere die zwingend vorgeschriebenen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschießen. Ferner ist er berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind. Verträge mit Wirkung für und gegen die Wohnungseigentümer im Rahmen einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums abzuschließen oder zu kündigen und sonstige Rechtsgeschäfte vorzunehmen, insbesondere Versicherungen, Dienstleistungs- und besondere Wartungsverträge (z. B. Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Heizkostenerfassung, Heizkostenwartung), Lieferungs- und Reparaturaufträge, Bestellung von Gebrauchsgegenständen und Geräten, die für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und die Ausstattung z. B. des Hausmeisters erforderlich sind.

9. Technische Kontrolle am Gemeinschaftseigentum

Der Verwalter ist nach dem Gesetz berechtigt und verpflichtet die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen und ebenfalls in dringlichen Fällen sonstige zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Er hat die Aufgabe erforderliche Kontrollen der Hausmeistertätigkeit und etwaigen Reinigungs- und Gartenpflegedienstes durchzuführen sowie notwendige Kontrollen gefahrengeneigter Flächen, Bau- und Einrichtungsteile (Bestandteil) des Gemeinschaftseigentums von Fall zu Fall (bei erkennbaren Bedarf) vorzunehmen. Der Verwalter ist nach Gesetzt ferner berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie die Erklärung abzugeben, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind. - Anwesenheit vor Ort Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt der Verwalter eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfung und Ortstermin vor. - Sonderfachleute Soweit notwendig, zieht er Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft bei z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist. Insbesondere wird der Verwalter zur Abnahme des Gemeinschaftseigentums einen Gutachter / Architekten hinzuziehen, desgleichen zur Ausschreibung und Abnahme größerer Gewerke im Falle von Instandsetzungs- oder sonstiger Baumaßnahmen. Sollte der Beirat oder die Eigentümerversammlung entgegen dem Rat des Verwalters der Hinzuziehung der Sonderfachleute widersprechen, wird der Verwalter für die fragliche Verwaltungsmaßnahme von jeglicher Haftung entbunden; nach Möglichkeit soll die Eigentümerversammlung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten entscheiden. In dringenden Fällen kann der Verwalter ohne Absprache mit dem Beirat Sonderfachleute beauftragen.

10. Auftragsvergabe

• Empfehlung Der Verwalter trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.

• Klärung Er klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

• Schadensminderung Er gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und  beseitigung.

• Laufende Instandhaltung Der Verwalter leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und bestimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. Er vergibt die Aufträge im Rahmen der laufenden Instandhaltung im Namen und Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab. Die Abnahme der laufenden Instandhaltung kann auch an einen Erfüllungsgehilfen delegiert werden. Aufträge, deren Kosten über eine Nettosumme von 2.000,00 ¬ hinausgehen, fallen in der Regel nicht mehr unter die laufende Instandhaltung und bedürfen deshalb der Zustimmung der Eigentümerversammlung.

• Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter Ziffer 10 Abs. 1 fallen, vergibt der Verwalter die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Der Verwalter kann sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure) hinzuziehen, sowie dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zu Lasten der Gemeinschaft.

11. Überwachung

Der Verwalter überwacht Termine bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen und mahnt erforderlichenfalls Leistungsrückstände ab.

12. Sofortmaßnahmen

In dringenden Fällen wie z. B. Rohrbruch-, Brand-, Sturmschaden veranlasst der Verwalter nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG Sofortmaßnahmen. Er übernimmt die Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

13. Schlüsselbestellungen

Der Verwalter veranlasst die Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschafts- eigentum.

14. Sicherheitseinrichtungen

Der Verwalter veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und den Technischen Überwachungsverein (TÜV) z. B. betreffend

• die Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter)

• die Aufzüge (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen)

• die Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparaturen nach Dachsanierungen)

• die Lüfter- und CO²Anlagen (z. B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)

• die Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)

• die kraftbetätigten Garagentore

• die Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.

Er trifft die Terminvereinbarung und nimmt die Abrechnung mit den Beteiligten vor.

15. Allgemeine Verwaltung

Der Verwalter führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst würden.